Veinte trucos para Word y Excel
Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las dos aplicaciones más usadas en la oficina y el hogar
Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo cortar horizontalmente una tabla WORD 2003 1 Abrir sin documento Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1º) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2º) Elija la opción Nuevo/Acceso directo en el menú contextual. 3º) En el cuadro de diálogo pulse el botón Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de comandos. En una instalación típica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (así, con comillas). En la misma caja, detrás de todo este path, tipee /n. 4º) Presione Siguiente. 5º) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 2 Extensión de archivos ¿Le gustaría que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensión? La solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word. 3 Todos juntos Una de las características de Office 2003 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil: mantenga presionada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el menú des colgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos activos. 4 Palabras encadenadas En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es característico al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 12ºdeºabril. 5 Columnas iguales. En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. 6 Reemplazo rápido Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. También es una buena solución para evitar el tipo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; más fácil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorrección, asegúrese que esté marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. 7 Formas simétricas El ítem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un menú que contiene la opción Formas básicas. Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o un círculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Mayúsculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos. 8 ¿Qué formato tiene? Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Mayúsculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con toda la información. Para desactivar esta función pulse Esc. 9 Formato directo La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botón de formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automáticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itálicas. 10 Botón Copiar formatos Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el método más sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la barra Estándar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se auto desactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deberá pulsar Esc para desactivarlo. EXCEL 2003 11 Un resaltador condicional Una herramienta rápida para resaltar un resultado o una fórmula en función de una condición es la siguiente: 1º) escriba seis valores numéricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2º) Seleccione el rango y corra la instrucción Formato/ Formato condicional. 3º) En el cuadro de diálogo abierto encontrará un grupo de cuatro cajas con el título Condición 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4º) Presione el botón Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un diseño que destaque las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o trama). 5º) Apriete Aceptar. Sólo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior. 12 El ancho de las columnas Excel 2003 aporta una eficaz solución al problema de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho, cuestión no resuelta en las anteriores versiones. Proceda así: 1º) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el menú contextual. 3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Cliquee la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el menú contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5º) Marque la opción Ancho de las columnas y presione Aceptar. 13 Edición de fórmulas Más que truco, éste es un buen consejo. Si va a editar una fórmula muy compleja, cópiela en otra celda y sáquele el signo igual para que Excel la reconozca sólo como texto. Luego trabaje en la fórmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la fórmula original desde la copia de resguardo, agréguele el signo igual adelante y asunto concluido. 14 Repetición de acciones Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la última orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un número en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automáticamente esta celda también adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobación de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. 15 Atajos de filas y columnas Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla: 16 Fecha y hora Otros atajos prácticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayoría de los teclados, pulsando la tecla Mayúsculas. 17 Más combinaciones Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, éstas resultan muy útiles: F11: genera un gráfico automáticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. Mayúsculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+Mayúsculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Mayúsculas+M: cambiar tamaño de la fuente. 18 Editor de ecuaciones Las matemáticas cuentan con una vasta notación compuesta de símbolos y caracteres de difícil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2003 proporciona un programa añadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicación del paquete (Excel, Word, etcétera) escribir correctamente una ecuación matemática. 19 Números fraccionarios Introducir números fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fracción cargue el número así: 0 3/5. En pantalla se verá 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. 20 Copia rápida Excel 2003 incorpora una nueva función: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automática.
Además, gráficos con ventana propia y métodos para cargar datos en ExcelLos trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto, planillas de cálculo y otras.En el caso específico de Office, más concretamente en Word y Excel 2003, hay una buena variedad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que se describen en este blog.
Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1º) Ubique el cursor en el final de la última columna. 2º) Corra la instrucción Insertar/Salto. 3º) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del subtítulo Tipos de saltos de sección.
Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.
Luego, active la restante y presione F4; también ésta queda en blanco.
Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Mayúsculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+Mayúsculas+9: Mostrar columna.
Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de diálogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el ítem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botón Aceptar.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.
El método consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeño cuadrado que la celda dispone en el vértice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, fórmula, etcétera).
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Soy Jhon Edward Quiñones Ruiz Estudiante de la Universidad de Nariño del programa de Ingenieria de Sistemas 6º semestre